Welchen Nutzen bringt mir eine Projekt­management-Software?

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Wird schon schief gehen!

Du hast Dein Projekt geplant, die Aufgaben an die Zuständigen verteilt und bist im Zeitplan - und dann kommt alles ganz anders. Und das ist gar nicht so unwahrscheinlich: Lieferschwierigkeiten, Mitarbeiterausfall, fehlende Genehmigungen - um nur ein paar Risiken zu nennen. Wenn Du darauf nicht vorbereitet bist, ist Dein Projekt zum Scheitern verurteilt. Erst recht, wenn Du keine passende Projektmanagement-Software hast. Denn ansonsten gesellt sich zu Deinem Aufwand noch Ärger mit dem Kunden oder gar finanzielle Ausfälle. Darum solltest Du eine Projektmanagement-Software einsetzen, mit der Du deine Projektplanung schnell anpassen kannst. Idealerweise bindet sie alle Beteiligten ein und informiert diese automatisch über Änderungen und zeitliche Verschiebungen.

Projekte erfolgreich führen

Inhaltsverzeichnis und Themen rund um Projektmanagement-Software

Warum eine Software?

Wenn Du effektiv arbeiten willst, ist es wichtig den Kopf frei zu haben. Der Satz "Daran muss ich denken" stresst Dich unnötig. Schreibe Deine Gedanken einfach auf, um nichts zu vergessen. Nur so kannst Du Deine Fähigkeiten optimal zur Erreichung der Zielvorgaben einsetzen. Du könntest zwar einen Notizblock benutzen, aber Änderungen darin sind nicht praktikabel. Und wenn Du eh schon ein Smartphone verwendest, sollte sich diese Frage für Dich erübrigen. Denn eine gute Projektmanagement-Software bietet auch mobilen Zugriff per App.

Wirklich für jedes Projekt?

Das Managen Deiner Projekte ohne großen Aufwand Die Projektmanagement-Software ist dafür da, einzelne Phasen zu erfassen und als gesamtes Projekt darzustellen. Dabei können Arbeitspakete bei Bedarf in feinere Arbeitsschritte unterteilt werden.

In dem Moment, in dem Dein Projekt aus mehreren Arbeitspaketen besteht, ist der Einsatz einer Projektmanagement-Software sinnvoll.

Erst recht, wenn mehrere Personen an Deinem Projekt beteiligt sind. Als Projektleiter musst Du die Arbeiten koordinieren und an die internen und externen Mitarbeiter verteilen. Die Projektmanagement-Software sollte Dich bei der Verteilung der Aufgaben unterstützen.

Idealerweise können Mitarbeiter Dokumentation und Anmerkungen direkt bei der Aufgabe erfassen. Aber wie werden erledigte Arbeiten zurückgemeldet? Leider wird das heutzutage viel zu oft über E-Mail abgewickelt. Bei vielen Projekten versinkt man schnell in einer E-Mail-Flut oder übersieht sogar wichtige Rückmeldungen. Eine gute Projektmanagement-Software bindet die Beteiligten in die Projektplanung und -durchführung direkt mit ein.

Was zeichnet eine Projektmanagement-Software aus?

Glossar

Begriff Erklärung
Multiprojektmanagement Gleichzeitige Steuerung und Koordinierung mehrerer Projekte.
Projektphasen Projekte lassen sich in verschiedene Phasen aufteilen, dazu gehören u.a. Projektdefinition, Projektplanung, Projektdurchführung und -kontrolle, Projektabschluss.
Projektleiter Die für das Projekt verantwortliche Person. Verantwortlich für die Planung und Steuerung des Projektes und somit für das Erreichen der Projektziele.
Projektziele Zu den Projektzielen gehört u.a. das Erreichen von Sachzielen (z.B. ein Produkt), Kostenzielen (z.B. das Produktionsbudget) und Terminzielen.

Welche Vorteile hat eine Projektmanagement-Software?

Die Nutzung einer Software hat mehrere Vorteile. Bei einer Projektmanagement-Software steht das zentrale Managen von Projekten im Vordergrund. Du kannst alle relevanten Daten und Anforderungen erfassen und in eine geordnete Struktur organisieren. Außerdem wird die Einbindung der Projektbeteiligten vereinfacht. Die Projektmanagement-Software erinnert Dich an wichtige Termine und Fristen. Sie unterstützt Dich bei der Einhaltung der zeitlichen Zielvorgaben.

Auf einem Blick zeigt Dir die Projektmanagement-Software den Projektstatus

Wer profitiert noch?

Ist an einem Auftrag ein Team mit mehreren Personen involviert, ist es ein großer Vorteil, wenn diese direkt Zugriff auf die Projektmanagement-Software erhalten. So kannst Du gewährleisten, daß alle mit der aktuellen Version arbeiten. Zudem ist es sinnvoll dem Auftraggeber und den Stakeholdern einen Zugang zum Projektfortschritt bereit zu stellen. Hast Du die einzelnen Arbeitspakete aus dem Pflichtenheft abgeleitet, kannst Du Deinem Kunden die Projektplanung transparent darlegen. Dazu sollte die Projektmanagement-Software über ein Berechtigungssystem verfügen, mit dem Du den Zugriff steuern kannst.

Weitere Vorteile

Zeiterfassung für einzelne Arbeitspakete in der Projektmanagement-Software Ein weiterer Vorteil einer Projektmanagement-Software ist, dass Du die Daten exportieren und weiterverarbeiten kannst.

So lassen sich z.B. die Daten der Zeiterfassung in Deine Warenwirtschaft importieren und zu Abrechnungszwecken verwenden. Die tatsächlich für einen Auftrag investierte Arbeitszeit kann so dem Kunden zu 100% in Rechnung gestellt werden.

Eine mobile Zeiterfassung auf Basis einer App gehört unbedingt in das Feature-Set einer Projekt­management-Software.

Eine sinnvolle Funktion der Projektmanagement-Software ist der Import von Daten. Damit kannst Du aus Deiner ERP/Warenwirtschaft heraus das zum Kunden-Auftrag gehörige Projekt erstellen. Auch das Generieren von Berichten und der Export in das PDF-Format sind ein wichtiger Bestandteil der Projektmanagement-Software.

Vorteile auf einen Blick

Welche Nachteile hat eine Projektmanagement-Software?

Weshalb ist eine Projektmanagement-Software so wichtig?

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